5 Tipps für mehr Ordnung & Struktur
„Unordnung schafft Knechtschaft!“ – Charles Péguy
Unordnung kann viele Facetten haben. Beziehungsweise kann Ordnung für jeden anders aussehen. Fakt ist aber, wie auch immer deine Unordnung aussieht: so lange sie besteht, wird sie dir zur Last fallen.
Um es einmal etwas simpler darzustellen, spreche ich jetzt einfach mal von mir. So lange in der Wohnung Unordnung herrscht, kann ich mich auch nicht aufs Sofa setzen und entspannen. Unordnung heißt für mich beispielsweise, dass ungespülte Töpfe rumstehen, Klamotten im Schlafzimmer wild verteilt rumliegen, der Müll sich stapelt oder / und gesaugt werden müsste.
Mich macht das innerlich wahnsinnig. Glückwunsch an jeden, der da entspannt die Füße hochlegt, aber ich muss dann erst einmal klar Schiff schaffen und dann kann auch ich mal abschalten.
Am liebsten habe ich es, wenn alles seinen Platz hat. Am besten in einem Schrank, damit ich die Tür zumachen kann und es weder sehen noch abstauben muss. Alles andere macht mich einfach unruhig.
Es kostet mich also nicht nur Energie, sondern belastet mich teilweise auch körperlich.
Besonders merke ich das beim Einkaufen. Läden in denen alles wild durcheinander steht, am besten noch in meterhohen Regalen, verlasse ich nach kürzester Zeit wieder, weil ich einfach Kopfschmerzen bekomme. Es kostet mich also nicht nur Energie, sondern belastet mich teilweise auch körperlich.
So, dann gibt es ja aber auch Unordnung in Form von unaufgeräumten Schreibtischen, Ansammlungen von Quittungen, offenen ToDos die man vor sich herschiebt und schlicht unstrukturierten (Tages-)Abläufen und Ablagen.
Für deine Selbstständigkeit bedeutet das im besten Fall, dass du keinen klaren Kopf hast, dich mit voller Energie zu fokusieren. Was dich zum einen Zeit kostet, zum anderen schneller zu Fehlern führen kann.
Weil es einfach so unnötig ist, ist Unordnung der teuerste Zeitfresser überhaupt!
Aber deine Zeit ist Geld! So lange du Fehler ausbaden musst, so lange du damit beschäftigt bist Unterlagen zu suchen oder zu sortieren, so lange kannst du nichts tun, womit du Geld verdienst. Und gerade beim Thema Buchhaltung kann es einfach auch schnell teuer werden, wenn man diverse Unterlagen nicht mehr findet.
Und weil es einfach so unnötig ist, ist es der teuerste Zeitfresser überhaupt! Meine Tipps für dich, sind also bares Geld wert 😉
1) Die 5-Minuten-Regel
Das nächste mal, wenn du einen Beleg in der Hand hältst und überlegst ihn auf den Stapel zu den 20 anderen zu schmeißen, weil dich die Buchhaltung so ankäst, denke an die 5-Minuten-Regel.
Das nächste mal, wenn du eine E-Mail gelesen hast und dir denkst „ach, die beantworte ich später“, denke an die 5-Minuten-Regel.
Das nächste mal, wenn dein Mülleimer überquillt und du der Meinung bist, dass da zumindest noch ein Bonbonpapierchen rein passt, denke an die 5-Minuten-Regel.
Wahrscheinlich kannst du dir jetzt schon denken worum es geht. Richtig! Kleine Aufgaben, die nur ca. 5 Minuten in Anspruch nehmen, erledigst du in Zukunft einfach sofort. Egal wie viel Lust du darauf hast. Gerade die, auf die du wenig Lust hast, fühlen sich umso besser an, sobald sie vom Tisch sind. So sparst du dir übrigens auch eine unübersichtliche ToDo-Liste, voller kleiner 5-Minuten-Aufgaben.
2) Notiere dir deine Aufgaben
Mache dir eine oder so wie ich aktuell zwei ToDo-Listen. Wenn du wissen möchtest, wie ich mit den zwei Listen im Moment arbeite, schaue dir einfach mein Instagram-Highlight Office-Hacks an.
ToDo-Listen haben mehrere Vorteile. Sobald dir etwas einfällt, was du noch tun musst, solltest oder möchtest, schreib es dir auf. Alles was du aufgeschrieben hast, musst du dir nicht merken. Das hält deinen Arbeitsspeicher frei. Außerdem siehst du auf einen Blick, was alles ansteht und kannst es priorisieren, um die wichtigsten Aufgaben zuerst abzuarbeiten.
Obwohl ich ja sehr technikaffin bin, versuche vieles per Software und App zu lösen und Verfechterin des papierlosen Büros bin, nutze ich Block und Stift für meine ToDos. Meinen Block habe ich immer in meiner Nähe. Häufig fallen mir während der Arbeit Aufgaben ein, die mit dem was ich gerade mache nichts zu tun haben. Also schnell den Stift gezückt, aufgeschrieben und weiter gearbeitet. Wenn ich dafür jetzt erst ein Programm öffnen müsste oder gar mein Handy in die Hand nehmen müsste, um mir die Aufgabe zu notieren, würde mich mehr Zeit kosten und mich vor allem viel zu sehr ablenken. So bleibe ich fokussiert.
Und: ich liebe es Aufgaben richtig fett durchzustreichen, wenn ich sie erledigt habe. Mit einem hübschen Stift in einer hübschen Farbe. Das ist übrigens ein kleiner Zusatztipp von mir: legt euch Blöcke, Stifte, Tassen, etc. zu die euch wirklich gefallen. So benutzt man es mit noch mehr Freude, als den ollen Kulli den man das letzte mal beim Gewinnspiel auf der Messe gewonnen hat.
Für alle die es digital lösen möchten empfehle ich Trello. Alternativ gibt es auf Mac und iPhone eine Aufgabenapp bereits vorinstalliert. Oder man nutzt die Listenfunktion seines Mailprogramms. Hinweis an der Stelle: kommt nicht auf die Patientennamen in eure Google-ToDo-Liste einzutragen. Datenschutz und so … 😉
3) Sei produktiv!
Im Angestelltenverhältnis vereinbarst du mit deinem Arbeitgeber eine bestimmte Zeit an Stunden, die du in der Woche zu leisten hast. In der Regel 40 Stunden. Das bedeutet also für dich jeden Tag deine acht Stunden auf der Arbeit zu sein.
Natürlich gibt es Aufgaben, die du grundsätzlich zu erledigen hast. Aber angenommen, du hast deine Aufgaben nach fünf der acht Stunden erledigt. Was tust du dann? Früher gehen? Nein! Du suchst dir irgendwelche mehr oder weniger sinnfreien Aufgaben, damit du eben beschäftigt bist, bis deine acht Stunden vorbei sind. Da hilft man schon auch mal beim Besteck sortieren oder sortiert die gelbe Gummibärchen aus.
Im Büro werden Mitarbeiter die möglichst früh da sind und mit als letztes gehen, als die fleißigsten angesehen. Das ist schlichtweg Bullshit.
Im Büro werden Mitarbeiter, die möglichst früh da sind und mit als letztes gehen, als die fleißigsten angesehen. Das ist schlichtweg Bullshit.
Was wirklich zählt ist, ob man produktiv ist und nicht, wie lange man beschäftigt ist. Ehrlich gesagt kann man es sich in der Selbstständigkeit nicht leisten, einfach nur beschäftigt zu sein. Du musst produktiv sein.
Ich glaube es lässt sich ganz gut an einem Beispiel aus der Ausbildung erklären. Tagesplan berechnen. Wir haben für einen Tagesplan vier Schulstunden Zeit bekommen. Wenn ich keinen Bock darauf hatte, habe ich mit meinen Banknachbarinnen erst einmal gequatscht. Habe ewig lang auf Pinterest nach Rezepten gesucht, habe mich bei der Menükarte regelrecht verkünstelt, habe nebenbei Musik gehört und zwischendrin war ich vielleicht sogar noch einen Kaffee holen. Musste ja irgendwie die vier Stunden voll bekommen.
In de Prüfung wusste ich, dass ich gehen kann, wenn ich fertig bin. Also habe ich mich hingesetzt, Kaffee stand bereit, keine Musik, keine Gespräche, Rezepte in einem Ordner dabei. Fokus auf den Tagesplan. Menükarte war am Ende hübsch, aber nicht perfekt. Und weißt du, wann ich den Prüfungsraum verlassen habe? Nach zwei ☝️ der angesetzten vier Stunden. Wie das? Ich war produktiv, nicht beschäftigt.
Deine Zeit als Selbstständiger ist kostbar. Überlege dir zukünftig ob du wirklich produktiv bist oder ob du dich nur beschäftigst. Wenn du merkst, dass du dich. mit einer Sache zu sehr aufhältst, z.B. ob dein Logo jetzt Schrift A oder B oder vielleicht doch C haben soll oder ob der Button auf deiner Homepage nun rund oder eckig sein soll, dann kürze das ganze ab indem du eine Entscheidung triffst und mit den wesentlichen Sachen weiter machst. Oder lass das Thema für diesen Tag sein. Man muss sich auch mal eingestehen, wenn man an einem Tag keinen Fokus findet und keinen Kopf für gewisse Themen hat.
4) Nutze die Pomodoro-Technik
Acht Stunden am Stück produktiv zu sein ist quasi unmöglich. Wir wissen alle, dass man mal eine Pause braucht. Die Pomodoro-Technik ist eine super Methode, um nicht nur regelmäßig Pausen in seine Arbeit zu integrieren, sondern auch, um seine produktiven Phasen noch einmal zu optimieren.
“Work expands so as to fill the time available for its completion.” – C. Northcote Parkinson
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Wer kennt es nicht. Normalerweise brauchen wir morgens ca. zwei Stunden, um aus dem Haus zu kommen. Aber wehe man hat den Wecker falsch gestellt oder gar vergessen und es bleiben statt der gewohnten zwei Stunden nur 15 Minuten. Wie lange braucht man, um aus dem Haus zu kommen? Richtig! 15 Minuten.
Das Grundprinzip von Pomodoro: 25 Minuten (Pomodoro) Aufgaben ab arbeiten, 5 Minuten Pause. Nach dem vierten Pomodoro ist für 30 Minuten Pause.
Genauer sieht das dann so aus: Bei der Pomodoro-Technik nutzt du zum einen deine ToDo-Liste. Du schaust dir an, was du erledigen möchtest und priorisierst diese Aufgaben. Schätze dann ein, wie lange du für welche Aufgabe ungefähr benötigst. Da man bei der Pomodoro-Technik immer in Phasen von je 25 Minuten arbeitet, solltest du dir also überlegen, wie viele dieser Phasen du für eine Aufgabe benötigst. Oder aber auch, wie viele Aufgaben du in einer Phase erledigen kannst.
Während einem Pomodoro stellst du alle, wirkliche alle Ablenkungen ab. Handy auf Flugmodus, Emailprogramm aus, kein Blick auf Facebook, usw. Sollte dich ein ToDo, dass die plötzlich in den Sinn kommt oder eine Idee ablenken, dann schreibe es schnell mit einem Stift auf einen Block und konzentriere dich weiter.
Am schwersten wird es dir fallen die Pausen einzuhalten. Du denkst dir dann bestimmt „jetzt bin ich gerade erst richtig drin im Thema“ oder „Ach, die fünf Minuten Pause reisen es auch nicht raus“. Aber ich verspreche dir: sie reissen es definitiv raus! Und diese Pause ist nicht dafür da, eine andere Aufgabe schnell zu erledigen, wie beispielsweise eine Mail zu beantworten. Nein, sie ist für dich zur Erholung.
Richtig peinlich, aber mega effektiv!
Richtig peinlich, aber mega effektiv ist eine Art der Pause, wie sie mir auf einem Seminar nahe gelegt wurde. Dreh deinen Lieblingssong auf und Tanze und Hüpfe wie wild, mit einem richtig breiten Grinsen dazu. Das sieht mega bescheuert aus, aber danach ist dein Kreislauf in Schwung, du hast mega gute Laune, einen klaren Kopf und hast neue Energie getankt.
5) Mache dein Bett!
Oh, wie ich mich auf diesen Punkt gefreut habe! Würde ja gerne dein Gesicht dazu sehen 😁 Du fragst dich mit Sicherheit, was dein Bett mit Ordnung und Struktur in der Selbstständigkeit zu tun haben soll.
Zugegeben, dieser geniale und so bedeutende Punkt ist leider nicht auf meinem Mist gewachsen. Sondern US Navy Admiral, William H. McRaven. Ich habe dir den Auszug seiner Rede auf YouTube verlinkt. Es lohnt sich aber auch, die gesamte Rede anzusehen.
If you can’t do the little things right, you will never be able to do the big things right.
Sein Bett morgens zu machen ist die erste kleine Aufgabe des Tages. Erledige sie. Denn wenn du es schon nicht schaffst die kleinen Dinge im Leben richtig zu machen, wirst du es auch nie schaffen, die großen Dinge richtig zu machen.
Was du vor allem in der Selbstständigkeit brauchst sind Disziplin, Kontinuität und Durchhaltevermögen. Und das übt sich am besten schon an den kleinen Dingen. Also steh morgens auf und mache ein Bett.
Wenn du dich jetzt fragst, wie du deine Ablage und Abläufe am besten strukturieren und optimieren solltest, dann kann ich Dir schon einmal das 1:1 Coaching ans Herz legen.
Außerdem habe ich für Dich meine persönlichen Tipps zu Ordnung, Struktur und Workflow in meiner „3 Punkte Kernstrategie“ für dich zusammen gestellt. Diese „3 Punkte Kernstrategie“ erläutere ich dir ausführlich in meinem Onlinekurs. Damit du strukturiert und unter motivierender Anleitung in deine (nebenberufliche) Selbstständigkeit starten kannst.
Der Kurs wird Dir außerdem leicht verständlich das nötige kaufmännische Grundwissen und Mindset vermitteln und dich strukturiert, Schritt für Schritt in deiner Selbstständigkeit unterstützen. Wenn du keine Infos zum Onlinekurs und weitere Blogbeiträge verpassen möchtest, melde dich unbedingt zum Newsletter an.
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Auf jeden Fall bedanke ich mich ganz herzlich bei Dir fürs Lesen und wünsche Dir viel Mut, viel Spaß, das richtige Mindset und vor allem viel Erfolg mit Deinem Traum der Selbstständigkeit!
Alles Liebe,
Deine Katha
