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5 Tipps für Deine stressfreie Buchhaltung

Gehörst du zu den Leuten, die schon allein beim Wort Buchhaltung die Augen verdrehen oder genervt stöhnen? Fragst du dich auch manchmal, wieso andere ihre Buchhaltung so einfach hin bekommen, vielleicht sogar (wie ich) gerne machen? 

Willst du wissen, was du tun kannst, damit auch dir die Buchhaltung leichter von der Hand geht? Wie du dir Zeit, Stress und Geld sparen kannst? Ja? Perfekt, dann nimm dir noch eine Tasse Kaffee zur Hand und lese dir in Ruhe diesen Blogbeitrag durch! 🤗 

Willst du wissen, was du tun kannst, damit auch dir die Buchhaltung leichter von der Hand geht?

Glücklicherweise gehöre ich ja zu den Leuten die ihre Buchhaltung total gerne machen. Was ich allerdings nicht gerne mache, sind unnötige Aufgaben. Also alles was mich eigentlich nur Zeit und Aufwand kostet, was nicht sein müsste oder was Aufgaben verkompliziert. 

Allerdings ist mir aufgefallen, dass Viele sich ihr Leben mit der Buchhaltung auch unnötig schwer machen. Oder Gefahr laufen, irgendwann viel Zeit aufwenden zu müssen und im schlechtesten Fall drauf zahlen werden, weil sie schon die simpelsten Dinge nicht umsetzen. Damit dir das nicht passiert hier nun meine fünf einfachen, aber wirksamen Tipps für eine stressfreie Buchhaltung

1) Trenne Privates von Geschäftlichem

Ein Grundsatz in der Selbstständigkeit: trenne Privates von Geschäftlichem. Das gilt nicht nur, aber vor allem für eine Finanzen. Was so simpel und logisch klingt wird leider viel zu selten umgesetzt. Dabei kostet es dich nur unnötig Aufwand alles über ein einziges Konto laufen zu lassen. Und unterm Strich auch Geld, wenn der Steuerberater für deinen Jahresabschluss stundenlang suchen, kontrollieren und trennen muss, statt einfach eine Buchung nach der andere durchsehen zu können. 

Also sei schlau, hol dir ein zweites Konto und lasse alles was deine Selbstständigkeit betrifft ausschließlich über dieses Konto laufen. Es gibt mittlerweile genug kostenfreie Konten, auch mit kostenlosen Kreditkarten. Achte dabei nur darauf, dass du es auch als Geschäftskonto anlegst. 

Weil ich immer wieder gefragt werde, bei welcher Bank ich denn bin, hier die Auflösung: bei der N26! Ich bin wirklich überzeugt von dieser Bank. Absolut kostenlos, die Mastercard habe ich mir auf dem Handy hinterlegt und kann damit easy alles bezahlen, die Einrichtung ging super schnell und unkompliziert, Überweisungen sind super fix gemacht und die App ist auch genial. Gerne kannst du dir die N26 über diesen Link* mal anschauen.

(*Bei dem Link handelt es sich um einen Partnerlink und ich würde ein paar Euro Provision erhalten, wenn du dich darüber anmelden würdest. Das nur zur Info, weil offiziell Werbung und so) 

2) Bares ist nicht immer Wahres

Vor allem nicht bei der Buchhaltung. Und erst recht nicht, wenn du dir Zeit und Aufwand sparen willst. Denn wenn du von deinen Patienten Bargeld annimmst, musst du zusätzlich zu deinem Konto ein so genanntes Kassenbuch führen. Das bedeutet, ihr müsst Protokoll führen und jeden Tag einen Abschluss machen.

Wer jetzt denkt: „Ach, easy, da leg ich eine Excel an, das ist ja kein Stress.“ hat leider falsch gedacht. Gemäß § 146 AO dürfen Kassenbücher nicht in nachträglich veränderbaren elektronischen Dateien geführt werden. Wer sein Kassenbuch also elektronisch führen möchte, wird um eine entsprechende Software nicht rum kommen. 

Wer sein Kassenbuch also elektronisch führen möchte, wird um eine entsprechende Software nicht rum kommen.

Jetzt aber zu meinem eigentlichen Tipp: macht geschäftlich nichts bar! Man kann mittlerweile alles und überall per Karte, Überweisung bezahlen. Gleiches gilt für deine Patienten. Auch die Oma mit ihren 85 Jahren kann das. Glaub mir. Alle meine Patienten bezahlen ihre Rechnungen bei mir per Überweisung. Das unterschreiben Sie mir übrigens auch in meinem Beratungsvertrag. 

Kleiner Einschub: Falls du noch ein paar Tipps möchtest, was du so alles in deinen Beratungsvertrag schreiben könntest, findest du hier meine Checkliste zum Download: hier gehts zur Checkliste für deinen Beratungsvertrag

Klar, auch bei mir haben Patienten schon gefragt: „Kann ich das nicht bar bezahlen?“. Nein, sorry, können sie leider nicht. Und stell dir vor, wenn man das den Patienten nett erklärt, dann ist das ok für sie. Noch kein Patient kam nicht mehr mit der Begründung „bei der kann ich nicht bar bezahlen“. 

Das klingt hart, aber sehe es mal betriebswirtschaftlich: jede Minute, die du zusätzlich für einen Patienten aufbringst schmälert deinen ohnehin nicht immensen Stundenlohn. Umgekehrt möchten Patienten ja auch nicht zu viel pro Stunde bezahlen. Finde also den goldenen Mittelweg. 

3) Keine Buchung ohne Beleg

Das ist quasi das Mantra der Buchhalter. Was so einfach klingt, stellt häufig eines der größten Probleme dar. Vor allem für diejenigen, die ihre Buchhaltung nur alle vier bis sechs Wochen machen und deren Belege nicht sorgsam abgeheftet sind, sondern warlos in einem Karton umher fliegen. 

Hinzu kommt, dass die Belege die man so ablegt auch korrekt sein sollten. Nur weil du einen Beleg bekommst, heißt es noch lange nicht, dass er korrekt und für deine Buchhaltung brauchbar ist. Manchmal gibt es auch Vorfälle, bei denen du keinen Beleg erhältst. Dann musst du selbst einen ordnungsgemäßen Beleg erstellen. 

Ist der Beleg dann in Ordnung und entsprechend gebucht, geht es mit einer ordentlichen, nachvollziehbaren Ablage weiter. Das bedeutet, dass du auch in neun Jahren noch einen Beleg wieder finden, deutlich lesen und den Geschäftsvorgang entsprechend nachvollziehen können musst. Diejenigen die sich jetzt denken ich würde das nur so erzählen, weil ich eben ein ordnungsliebender Mensch bin und euch gerne Extraarbeit mache, dürfen sich gerne § 147 AO zu Gemüte führen.

4) Sei ordentlich!

Punkt 3 funktioniert am besten, wenn du diesen Punkt beachtest! Sei einfach ordentlich und gewissenhaft. Ja, ich weiß, es ist verführerisch seine Buchhaltung zu vernachlässigen oder mal auf die Schnelle irgendwie zu machen, damit sie halt vom Tisch ist. Vor allem, so lange keiner etwas von einem will und es erst einmal keine Konsequenzen gibt. 

Aber solltest du jemals irgendwas brauchen, dann verspreche ich dir, wird es genau dieser eine Beleg sein, der auch nach Stunden nicht auffindbar sein wird. Die eine Buchung, von der du einfach absolut keine Ahnung mehr hast. Und es wird dich unendlich ärgern, dass du es nicht einfach von anfang an ordentlich gemacht hast. 

Das ordentlich sein beginnt schon mit dem regelmäßigen Buchen, dem ordentlichen Ablegen und ggf. Kopieren von Belegen. Ich habe mir angewöhnt neue Belege immer auf meine Tastatur zu legen und sobald ich das nächste mal an den PC gehe werden Sie gleich gebucht und abgelegt. Das geht viel schneller, als alles über Wochen zu sammeln und dann in mühevoller Arbeit alles zu sortieren und irgendwie nachzuvollziehen.

Außerdem schaue ich bei jedem Beleg ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind, ich das Belegdatum auch wirklich richtig notiert habe und notiere einen ausführlichen und nachvollziehbaren Verwendungszweck. 

5) Suche dir einen guten Steuerberater

Um einen Steuerberater wirst du in der Selbstständigkeit nicht rum kommen. Schon einen der ersten Schritte, also die Meldung beim Finanzamt, solltest du mit einem Steuerberater besprechen und durchgehen. Gute Steuerberater geben dir dann auch gleich Tipps und Hinweise zu deiner Buchhaltung und helfen dir, sie entsprechend so einzurichten. 

Wenn für dich Vorsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer böhmische Dörfer sind, solltest du dir auch unbedingt die für dich relevanten Basics von deinem Steuerberater erklären lassen. Wie sollst du denn auch einen Beleg auf seine Richtigkeit prüfen, wenn du garnicht weißt, was eigentlich richtig ist? 

Zieht auch vor größeren Entscheidungen immer euren Steuerberater zu Rate. Er kann euch neben viel Ärger auch viel Geld sparen. „Hätte ich das mal vorher gewusst“ kannst du dir in Zukunft sparen, wenn du den Steuerberater deines Vertrauens um Rat bittest. Und das lieber einmal zu viel, als einmal zu wenig. Denn Vieles kann im Nachgang nicht mehr rückgängig gemacht werden oder hat für dich jahrelange Konsequenzen zur Folge.

Vieles kann im Nachgang nicht mehr rückgängig gemacht werden oder hat für dich jahrelange Konsequenzen zur Folge

An dieser Stelle muss ich mal wieder ein großes Dankeschön an meinen Moritz los werden. Ich bin wirklich unglaublich froh, dass ich ihn habe und dass er mir immer wieder mit Rat und Tat zur Seite steht. Mir war ehrlich gesagt garnicht so richtig bewusst, wie viel einem ein guter Steuerberater überhaupt helfen kann. Ich dachte lange Zeit, dass ein Steuerberater ein bisschen über meinen Zahlen schaut ob alles passt und die dann entsprechend übermittelt und mich am Ende viel Geld kostet. Aber dem ist absolut nicht so! 

Allerdings weiß ich auch, wie schwer es ist einen guten Steuerberater zu finden. Einen der sich mit freien Berufen gut auskennt und der einen bei der Gründung unterstützen kann. Der seinen Job als Berater wahr und ernst nimmt, über den Tellerrand hinausschaut und einem gute Tipps und Hinweise mit auf den Weg gibt. 

Wenn du dich jetzt fragst, wie deine Rechnungen aussehen solltest und mehr über Buchhaltungs-Basics wissen möchtest, dann kann ich Dir schon einmal das 1:1 Coaching ans Herz legen. 

Außerdem habe ich meine wichtigsten Buchhaltungstipps in meiner „3 Punkte Kernstrategie“ für dich zusammen gestellt. Diese „3 Punkte Kernstrategie“ erläutere ich dir ausführlich in meinem Onlinekurs. Damit du strukturiert und unter motivierender Anleitung in deine (nebenberufliche) Selbstständigkeit starten kannst. 

Der Kurs wird Dir außerdem leicht verständlich das nötige kaufmännische Grundwissen und Mindset vermitteln und dich strukturiert, Schritt für Schritt in deiner Selbstständigkeit unterstützen. Wenn du keine Infos zum Onlinekurs und weitere Blogbeiträge verpassen möchtest, melde dich unbedingt zum Newsletter an. 

Natürlich freue ich mich jederzeit über Feedback zu diesem Blogbeitrag. Schreibe mich gerne auf Instagram oder Facebook an oder trete der internen Facebookgruppe bei und diskutiere dort mit. 

Auf jeden Fall bedanke ich mich ganz herzlich bei Dir fürs Lesen und wünsche Dir viel Mut, viel Spaß, das richtige Mindset und vor allem viel Erfolg mit Deinem Traum der Selbstständigkeit! 

Alles Liebe,

Deine Katha